Es gibt eine Reihe nützlicher Tools, um die für Musiker typischen Organisatiosarbeiten zu vereinfachen.  In einer angelegten Gruppe (z.B. ein bestimmtes Ensemble) kann jedes Mitglied  über einen gemeinsamen Kalender freie Termine angeben. So lassen sich am schnellsten Probenmöglichkeiten finden. Ein anderes Beispiel sind öffentlich geführte Belegungspläne von Proben- oder Unterrichtsräumen innerhalb einer Musikschul-Gruppe.

Sehr viele Möglichkeiten gibt es auch bei der Organisation von Orchestern mit vielen freien Musikern. Hier können die Organisatoren ihre Musiker anschreiben, diese können sich über das Konzertprojekt ausführlich informieren, es enstehen automatisch die Besetzungslisten, gemeinsame Fahrten zum Aufführungsort können unter den Musikern organisiert werden u.v.m..

Weitere Details gibt es auch im Einführungsvideo auf VivaMusica.eu.